L’implementazione di SAP in azienda è un processo che richiede alcune fasi preparatorie dal punto di vista tecnico, ma soprattutto da quello strategico. Definire un framework di lavoro universale e sempre applicabile è impossibile, soprattutto in un tessuto economico variegato come quello italiano. Anche e soprattutto perché il sistema gestionale SAP è caratterizzato dalla capacità di adattarsi alle necessità e alle procedure aziendali consolidate.
Il processo di adeguamento, tuttavia, deve essere opportunamente progettato e condiviso, in particolare per quanto riguarda l’integrazione fra i reparti di controllo e produzione, IT, amministrazione e così via.
Se questo è particolarmente vero per le aziende che decidono di adottare SAP, in una qualsiasi declinazione, come primo ERP o gestionale, un discorso analogo può essere fatto anche per le aziende che usano SAP in versioni diverse o precedenti a S/4HANA oppure con altri strumenti.
I passaggi fondamentali per gestire con successo l’implementazione di SAP
Sappiamo che ciascuna implementazione di SAP differisce dalle altre per le sue specificità. Tuttavia, alcuni passaggi fondamentali possono essere identificati e, se seguiti nel modo giusto, costituire il percorso perfetto per adottare SAP in un’azienda nel modo più efficiente e proficuo possibile. Per ciascuno riportiamo anche la nomenclatura anglosassone, per completezza.
Preparazione del progetto (project preparation)
Come in ogni progetto complesso, la pianificazione è fondamentale per raggiungere i risultati in modo efficiente. In questa fase, dopo aver identificato le necessità aziendali, o le nuove necessità in caso di migrazione, si stabiliranno quali flussi di lavoro migrare e in quale ordine, si decideranno i compiti interni ed esterni, si pianificherà la formazione del personale. L’obiettivo finale è quello di stilare un calendario operativo che definisca in modo condiviso le fasi di implementazione di SAP.
Piano aziendale (business blueprint)
Questo passaggio dell’adozione di SAP prevede il coinvolgimento di tutti i reparti e settori dell’azienda, che dovranno indicare le proprie esigenze specifiche, in modo che queste possano essere concertate in un piano d’azione. Questa fase fornirà come output sia la calendarizzazione delle attività di implementazione per reparto, sia le nuove procedure e i nuovi flussi di lavoro che verranno adottati al termine dell’implementazione.
Realizzazione (Realization)
Prima fase operativa, nella “realizzazione” le risorse interne o esterne inizieranno la configurazione di SAP seguendo l’output del Piano Aziendale. Al termine di questa fase si disporrà di una piattaforma di staging all’interno della quale testare ogni procedura e l’interazione fra i diversi reparti. Questa fase può coinvolgere anche il personale esterno, sia allo scopo di testare l’efficacia delle soluzioni, sia come opportunità di formazione.
Preparazione finale (final preparation)
Nella preparazione finale gli utenti vengono addestrati all’uso della nuova piattaforma. Conoscere SAP, infatti, è un aspetto fondamentale affinché il sistema sia utilizzato con profitto. In questa fase si creano le utenze, si effettuano i test finali e infine si procede alla migrazione dei dati in modo da avere la piattaforma pronta per la messa live.
Go-live
Se tutto si è svolto secondo le fasi di implementazione di SAP proposte, la fase Go-Live non presenterà particolari problemi tecnici, ma deve essere gestita alla perfezione dal punto di vista organizzativo. Questo, infatti, è il momento in cui il personale inizierà a usare la nuova piattaforma. In questa fase gli eventuali vecchi sistemi vengono disattivati, quindi è indispensabile che il personale sia preparato e soprattutto informato della data di transizione.
Supporto alla produzione (production support)
L’ultima fase, dopo la messa live, è quella in cui si fornisce supporto al personale in modo che diventi autonomo nell’uso di SAP, nelle nuove implementazioni e in generale nell’uso di tutti gli strumenti previsti dal proprio ruolo.
Si tratta anche della fase in cui vengono evidenziate e corrette eventuali non idealità, e in generale in cui il sistema viene collaudato sul campo e si effettuano gli aggiustamenti del caso.
Come gestire l’adozione di SAP in caso di sistemi preesistenti
Oltre alle fasi indicate poco sopra, l’implementazione di SAP in un contesto in cui sia già presente una soluzione ERP, o comunque un sistema informativo per la gestione dei dati, richiede un’ulteriore analisi. Anche in questo caso non è possibile identificare una procedura universale, ma possiamo comunque esaminare almeno tre tipologie di approccio sulle quali basare un piano strategico di dettaglio.
Le due correnti di pensiero canoniche nell’implementazione di SAP S/4HANA sono gli approcci Greenfield e Brownfield.
L’approccio Greenfield prevede una nuova implementazione, partendo sostanzialmente da zero anche in presenza di sistemi SAP precedenti. Il vantaggio principale di questa soluzione è che permette una revisione completa del sistema, l’adozione delle soluzioni più avanzate e soprattutto l’eliminazione di eventuali difformità nate durante l’utilizzo dell’implementazione precedente.
L’approccio Brownfield è più conservativo, e prevede la migrazione dei dati e delle impostazioni presenti. Il vantaggio di questa strategia è sostanzialmente legato alla continuità e alla possibilità di avere tempistiche più compresse.
Nel mondo reale è molto raro che le due soluzioni “accademiche” vengano adottate in modo radicale, per questo si parla spesso di un terzo approccio, noto anche come landscape transformation, che sostanzialmente prevede una strategia ibrida, in cui dati e impostazioni vengono migrati in modo selettivo.
