La soluzione per operare in modo rapido, coordinato ed efficiente
Con l’introduzione della fatturazione elettronica, ogni azienda ha l’opportunità di utilizzare il flusso strutturato di informazioni, presenti nei file XML in entrata, che rappresenta il primo passo per migliorare la gestione di tutto il ciclo passivo.
Tuttavia, quello che succede in molte aziende è che, pur partendo da documenti digitali, le registrazioni e le procedure di controllo sono ancora demandate alle persone.
Ne conseguono una minor efficienza dell’intera area Contabilità e Finanza e una serie di problematiche come ad esempio:
- aumento del margine di errore,
- mancanza di standardizzazione e coordinamento tra i membri del team,
- dipendenza dalla presenza e dal ritmo di lavoro delle singole persone,
- difficoltà nella gestione delle pratiche da remoto,
- mancanza di aggiornamenti in tempo reale sulla situazione delle fatture e sui pagamenti,
- consistente impiego di tempo per attività che hanno un ridotto valore aggiunto.
Scopri come ottimizzare l’intero processo di fatturazione passiva, ossia coordinare il lavoro dei reparti amministrativi e contabili, gestire grandi quantità di fatture, risolvere le eccezioni in modo efficiente, approvare le fatture da remoto, rispondere tempestivamente alle richieste dei fornitori, fino alle registrazione automatica dei documenti.
Come?
Grazie alla soluzione SAP Vendor Invoice Management (VIM), all’interno del SAP ERP e al supporto dei nostri specialisti di fatturazione elettronica e gestione documentale.
SAP VIM permette infatti di raccogliere tutte le informazioni presenti nei file XML, impostare automatismi, transcodifiche, ma soprattutto di gestire e monitorare a livello aziendale o di gruppo tutto ciò che riguarda il processo di gestione delle fatture fornitori. Si tratta del centro operativo di tutta la fatturazione passiva.
In questo modo non ci sarà più bisogno di utilizzare carta, email e telefonate tra i vari reparti nel caso di mancata entrata merce, mancato ordine di acquisto o nel caso ci fosse necessità di chiarimenti. Tutte queste attività possono essere condotte da un unico cruscotto centralizzato all’interno del quale l’amministrazione potrà smistare tutte le richieste, monitorare le risposte e gestire le tempistiche.
Basta, quindi, fatture in formato PDF con template diversi tra loro e con informazioni in qualsiasi punto della pagina, basta sprechi di tempo e problemi di comunicazione.
Con SAP VIM è possibile implementare l’automatismo per eccellenza: la registrazione automatica delle fatture.
I nostri esperti sono a tua disposizione per parlare delle tue esigenze.
