Gestire gli accordi, e soprattutto le transazioni fra realtà diverse, è complesso, in particolare quando entrano in gioco contratti commerciali complicati, per esempio basati su bonus, provvigioni, royalties e così via. E la gestione di accordi basati su condizioni specifiche diventa ancora più ardua quando si scontra con la rigidità della maggior parte degli ERP tradizionali.
Dal canto suo, invece, SAP S/4HANA dispone di una funzionalità pensata proprio per gestire al meglio questi accordi transattivi in modo efficiente e senza sforzo. Si chiama Settlement Management e permette una gestione automatica e integrata degli scenari order to cash e procure to pay.
Per completezza ricordiamo che le definizioni order to cash e Procure to pay, apparentemente simili, sono in realtà complementari.
Il termine Order to cash significa “dall’ordine al pagamento” e indica tutto il flusso aziendale necessario per gestire la vendita verso i clienti.
Il termine Procure to pay si potrebbe tradurre come “dall’approvvigionamento al pagamento” e indica il flusso aziendale necessario per gestire l’acquisto presso i fornitori.
Due termini apparentemente simili, che però identificano due processi aziendali diversi. Vedremo fra poco perché è così importante sottolineare come il componente Settlement Managemend di S/4HANA sia in grado di gestirli entrambi.
Settlement management: un calcolo non banale
Anche negli scenari più lineari, per esempio la gestione di una scontistica per obiettivi, bisogna considerare alcuni aspetti che, nell’ottica di un sistema ERP generico, non sono così banali. Per esempio, il fatto che spesso il calcolo degli sconti è retroattivo. Questo significa che, al raggiungimento di ciascun obiettivo, sarà necessario effettuare un ricalcolo, dal momento che la condizione del cliente è cambiata.
Ricalcolo che, nel caso di numerose transazioni, diventa complesso e in alcuni casi anche rischioso per la stabilità del sistema e la solidità della base dati. Inoltre, spesso i sistemi hanno dei livelli di rigidità che impediscono o rendono complessa la gestione di contratti particolarmente strutturati, o di accordi bilaterali in cui un cliente può essere trattato anche da fornitore e viceversa.
SAP S/4HANA: Settlement Management flessibile e affidabile
Il sistema di Settlement Management di SAP S/4HANA dal canto suo è in grado di gestire bonus, provvigioni e royalty attraverso un sistema di Condition Contract, accordi fra l’azienda e fornitori o clienti che vengono definiti con requisiti variabili nel tempo. La gestione avviene in modo trasparente e indipendente dai volumi. In questo modo, le tempistiche e le risorse richieste per il ricalcolo, per esempio all’attivarsi di una condizione, vengono gestiti senza rallentamenti o blocchi di sistema.
Oltre ai vantaggi strettamente legati al contesto IT e sistemistico, l’amministrazione dei Condition Contract da parte dell’azienda mette a disposizione una considerevole serie di parametri. Per esempio:
- Il premio può essere gestito per singoli clienti o per gruppi di acquisto;
- Si possono stabilire criteri per la base di calcolo (categorie di prodotto, di cliente, di documenti di vendita);
- Si possono gestire bonus sulla base di scaglioni;
- Si possono creare condizioni specifiche per cliente;
- Permette la gestione di organizzazione di vendita diverse;
Inoltre, come già accennato, se la nostra azienda ha un rapporto bilaterale con un’altra realtà che opera contemporaneamente come cliente e come fornitore, è possibile gestire l’intero contesto con un solo Condition Contract, permettendo anche la realizzazione di accordi spuri.
Organizzazione semplificata
Il componente Settlement Management offre inoltre un valido supporto nella gestione organizzativa degli accordi commerciali. Per esempio, è possibile strutturare un calendario per il calcolo dei valori maturati, per la verifica dei risultati parziali, anche in modo flessibile. I dati generati saranno disponibili all’interno dell’organizzazione per il personale che dispone dei privilegi necessari, esattamente come avviene per qualsiasi set di dati nell’ecosistema SAP S/4HANA.
Il supporto organizzativo copre anche gli aspetti strettamente contabili e amministrativi: in base al calendario accantonamenti è possibile gestire automaticamente note di credito da parte dei fornitori e fatture da parte dei clienti, registrando automaticamente in contabilità i documenti in liquidazione.
Contattaci per ricevere maggiori informazioni sulla funzionalità Settlement Management di SAP S/4HANA e semplifica la gestione dei tuoi accordi commerciali.
