Oggi le aziende devono conformarsi a un numero considerevole di regolamenti, soprattutto in Europa. L’aderenza a queste normative, spesso indicata con il termine compliance, è diventata un elemento cruciale per la gestione aziendale. Il legame tra ERP e compliance si sta rafforzando, dato che gli adempimenti normativi sono sempre più spesso gestiti tramite strumenti digitali.
Pertanto, l’ERP aziendale deve essere considerato non solo come uno strumento per l’organizzazione delle risorse, ma anche come un alleato nella gestione degli adempimenti normativi.
L’ERP e Compliance: un’alleanza necessaria
Normalmente quando si pensa alla compliance aziendale ci si immagina alle prese con i regolamenti più importanti, complessi e noti come il celebre GDPR o i noti NIS2, DORA, oppure MIFID II per il mondo Finance.
La realtà è che, oltre a questi esistono decine se non centinaia di altre norme e regolamenti che in qualche modo devono essere osservati.
È possibile farsene una sommaria idea collegandosi al sito ufficiale della Commissione Europea¹ che illustra i passaggi che le manifatture devono osservare per ottenere la marcatura CE, o ancora i Requisiti e le normative UE² in tema di sicurezza, norme sanitarie e ambientali, specifiche per settore che i prodotti devono osservare per poter essere commercializzati all’interno della Comunità Europea.
La produzione della documentazione necessaria può quindi diventare un compito oneroso. Qui entra in gioco l’ERP, che centralizza la gestione delle risorse aziendali e la gestione documentale a esse collegata. Questo sistema può essere particolarmente efficace se configurato in base alle esigenze specifiche dell’azienda e se offre una visibilità completa, obiettivo fondamentale di ogni moderna infrastruttura IT aziendale.
I consigli per trasformare l’ERP in uno strumento per la Compliance
Sebbene esistano software dedicati alla compliance, l’integrazione di tali strumenti all’interno di sistemi informativi non completamente integrati può introdurre un ulteriore carico di lavoro. Invece, migliorando la configurazione dell’ERP, è possibile sfruttarne appieno le caratteristiche, modellandole per favorire l’utilizzo ai fini della rendicontazione normativa. Ecco alcune indicazioni principali.
Favorire e sviluppare integrazione e visibilità
L’integrazione avanzata dell’ERP con altri strumenti digitali non solo migliora l’infrastruttura digitale aziendale, ma ottimizza anche i processi aziendali, garantendo una gestione efficace della compliance. L’interoperabilità tra sistemi facilita l’accesso alle informazioni, centralizzandole in un unico luogo senza sovrapposizioni, aspetto fondamentale per gestire numerosi adempimenti burocratici in modo efficiente. La visibilità estesa lungo tutta la filiera consente di tracciare facilmente qualsiasi variazione o difformità, eliminando la necessità di rincorrere ogni singolo caso su piattaforme diverse.
Migliorare la gestione e la sicurezza dei dati
La maggior parte delle norme attuali sulla compliance richiede un elevato livello di sicurezza e controllo sui dati. Gli ERP moderni possono essere configurati con i migliori livelli di protezione, implementazione già adottata da Clarex nelle proprie best practices.
L’utilizzo dell’ERP per la compliance offre vantaggi immediati: un alto livello di sicurezza dei dati fin dall’inizio evita di dover affrontare successivamente adempimenti specifici. Gli adeguamenti realizzati solo per soddisfare normative tendono a mancare di progettualità ed efficacia, rendendoli uno sforzo superfluo per la sicurezza aziendale. Gestire e controllare i dati in modo sicuro nell’ERP significa porre la sicurezza al primo posto e far sì che gli adempimenti relativi alla compliance siano una semplice conferma di quanto già realizzato.
Sfruttare a fondo tracciabilità e controllo qualità
Per molti settori, la compliance non riguarda solo i sistemi informativi o i dati, ma anche numerose certificazioni aziendali e di prodotto che richiedono controlli costanti o periodici. Accentrare questi controlli all’interno dell’ERP attraverso il tracciamento dei prodotti e dei servizi, nonché la configurazione di strumenti specifici per il controllo qualità, consente di utilizzare a fondo l’ERP come strumento di compliance aziendale. Inoltre, promuove l’efficienza grazie alla centralizzazione delle informazioni.
Usare l’automazione
Nella visione di Clarex, l’automazione, anche nei processi documentali o gestionali, è principalmente uno strumento per ridurre gli errori e migliorare la qualità del lavoro, prima ancora che un metodo per aumentare l’efficienza. Le operazioni ripetitive, come l’inserimento degli stessi dati su piattaforme diverse, sono particolarmente soggette a errori e costituiscono compiti a scarso valore aggiunto. L’automazione riduce questi errori e migliora l’efficienza nella produzione della documentazione necessaria per le diverse certificazioni.
Trarre il massimo dai dati
Infine, non dobbiamo dimenticare l’importanza dei dati nella compliance, sia come strumento di supporto sia come elemento fondamentale. I dati possono essere utilizzati per analisi avanzate e per prendere decisioni più informate. Un ERP efficace non deve limitarsi a raccogliere ed erogare i dati, ma deve anche permettere di analizzarli e utilizzarli in modo proficuo. Esempi di questo utilizzo includono gli audit, spesso richiesti anche ai fini normativi, e la generazione di report, a vantaggio sia della sostenibilità sia dell’economia aziendale.
ERP per la Compliance: uno strumento in più per l’efficienza
Utilizzare l’ERP come strumento di compliance offre interessanti vantaggi, soprattutto per l’agilità con cui si possono soddisfare i diversi requisiti normativi. Clarex, forte della sua esperienza nel settore, può aiutare le aziende a creare un ecosistema solido ed efficace, che valorizzi i dati aziendali anche a favore degli adempimenti normativi.
Vuoi maggiori informazioni su questo tema e capire come l’ERP può aiutare la tua azienda a rispettare la compliance?
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¹Fonte: sito Commissione Europea
²Fonte: sito Commissione Europea
